Elon Musk ซีอีโอของ Tesla และ SpaceX ผู้มีสินทรัพย์สุทธิกว่า 220,000 ล้านดอลล่าร์ หรือมากกว่า 7 ล้านล้านบาท มีหลายธุรกิจอยู่ในความรับผิดชอบ เขาบริหารการประชุมอย่างไร ต้องเคร่งเครียดประชุมทั้งวันหรือไม่ …คำตอบ คือ ไม่
แม้ Elon Musk จะเป็นหนึ่งในนักธุรกิจที่คลั่งไคล้การทำงานมาก ๆ และเพราะเขาต้องรับผิดชอบกิจการขนาดใหญ่หลายกิจการ อาทิ Tesla, SpaceX, Neuralink, และ Solar City เป็นต้น ฯลฯ ‘เวลา’ จึงเป็นทรัพยากรอันแสนจำกัด และมีมูลค่าอันประเมินค่ามิได้ สำหรับเขา
Elon Musk ไม่เพียงเห็นคุณค่าของเวลาสำหรับตัวเขาเอง แต่ยังคิดว่ามันมีคุณค่าสำหรับพนักงานของเขาเช่นกัน เป็นเหตุให้ Elon Musk มีแนวคิดและวิธีบริหารการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อให้พนักงานมีเวลากลับไปทำงาน มากกว่าจะมานั่งประชุมทั้งวัน
3 เทคนิคการประชุมสไตล์ Elon Musk
3 เทคนิค/แนวคิด นี้เผยแพร่ผ่านอีเมล์ที่เขาส่งหาพนักงานในบริษัทในเครือ เมื่อวันที่ 23 เมษายน 2018 สาระสำคัญของอีเมล์เพื่อเป็นการอัพเดท วิสัยทัศน์ อนาคต และวิธีคิดการทำงานร่วมกัน โดยข้อความบางส่วนนำมาเผยแพร่โดย เว็บไซต์ Inc.com ที่บางคนได้ฟังแล้วก็อาจรู้สึกอยากให้บริษัทของตนมีนโยบายการประชุมแบบนี้บ้าง
ข้อ 1 หลีกเลี่ยงการจัดประชุมขนาดใหญ่โดยไม่จำเป็น
ข้อความตอนหนึ่งของ Elon Musk ที่ Inc.com หยิบยกมานำเสนอมีข้อความว่า
“Please get rid of all large meetings, unless you’re certain they are providing value to the whole audience, in which case keep them very short.”
แปลว่า “ขอให้ช่วยกันงดเว้นการจัดประชุมขนาดใหญ่ นอกเสียจากว่ามันจะมีความสำคัญและมีคุณค่าจริง ๆ กับทุกฝ่าย และถ้าจะจัดประชุมขนาดใหญ่ จงทำให้ระยะเวลาการประชุมสั้นที่สุด”
ทางด้าน Neal Hartman, อาจารย์สอนการจัดการธุรกิจ แห่ง MIT Sloan School of Management ให้สัมภาษณ์ต่อสื่อว่า หลาย ๆ องค์กรเรียกคนเข้าประชุมโดยไม่ได้คิดว่าแต่ละคนที่เรียกมีความจำเป็นต้องเข้าประชุมมากน้อยแค่ไหน บางคนไม่จำเป็นแต่ก็ถูกเชิญเข้าร่วมประชุม และส่งผลให้พวกเขารู้สึกไม่มีคุณค่าในการประชุมครั้งนั้น รวมไปถึงเสียเวลาในการทำงาน
ดังนั้น ครั้งต่อไปที่จะมีการประชุม จงคัดกรองเฉพาะคนที่มีความจำเป็นจริง ๆ เท่านั้น และที่สุดแล้วคุณอาจพบว่า การประชุมที่มีประสิทธิภาพที่สุด คือ การประชุมกลุ่มเล็ก ๆ ที่มีแต่คนที่เกี่ยวข้องที่สุด โดย Elon Musk เสนอไว้ในการสนทนาที่งาน Edison Electric Institute Annual Convention ปี 2015 ว่าหากคุณคัดเลือกเฉพาะคนที่จำเป็นจริง ๆ แต่ละการประชุมควรเหลือผู้ร่วมประชุมไม่เกิน 4 – 6 คน
ข้อ 2. ถ้าผู้ร่วมประชุมคนไหนไม่มีบทบาท ให้เขาออกจากที่ประชุม
และในกรณีที่มีผู้ร่วมประชุมคนไหนที่เข้าประชุมไปแล้วเกิดพบว่า คน ๆ นั้นไม่น่าจะเกี่ยวข้อง ไม่มีบทบาท และไม่สร้างคุณค่าในการประชุม ต้องทำอย่างไร? Elon Musk บอกว่า “If you’re not adding value to a meeting, leave.” — หรือ ให้เขาออกจากที่ประชุมไปเสีย
เมื่อสื่อถาม Elon Musk ว่าการทำแบบนี้เสียมารยาทหรือไม่? เขาตอบว่า การมีคนอยู่ในที่ประชุมโดยไม่จำเป็น เป็นการเสียมารยาทมากกว่า เพราะเป็นการไม่เคารพเวลาของทุกฝ่าย และตัวของผู้ไม่เกี่ยวข้องเองก็ถูกขโมยเวลาทำงานของตัวเอง เพื่ออยู่ในที่ประชุมที่เขาไม่มีบทบาท
ข้อ 3. หลีกเลี่ยงการประชุมย่อย ๆ และถี่ ๆ
Elon Musk เขียนในอีเมล์ว่า :
“Also get rid of frequent meetings, unless you are dealing with an extremely urgent matter. Meeting frequency should drop rapidly once the urgent matter is resolved.”
แปลว่า “ควรงดเว้นการประชุมย่อย ๆ และถี่ ๆ ยกเว้นมีเรื่องเร่งด่วนและคอขาดบาดตายที่ต้องเร่งรวมผู้เกี่ยวข้องมาหารือแก้ไข และเมื่อหารือทางแก้ไขเสร็จแล้วก็ควรเลิกการประชุมและกลับไปทำงานโดยเร็ว”
สรุป
หากคุณเป็นผู้บริหาร หัวหน้างาน หรือผู้รับผิดชอบด้านการประชุม ครั้งต่อไปอาจพิจารณาเทคนิคการประชุมแบบ Elon Musk ไม่แน่ว่าการทำงานภายในองค์กรของคุณอาจมีผลลัพธ์สูงขึ้นอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อนเพียงแค่เปลียนวิธีคิดในการจัดประชุมก็เป็นได้
ข้อมูลอ้างอิง
https ://www.inc.com/justin-bariso/elon-musk-knows-how-to-run-a-meeting-heres-how-he-does-it.html
https ://www.inc.com/justin-bariso/elon-musk-just-sent-an-extraordinary-email-to-tesla-employees.html
https ://www.inc.com/justin-bariso/this-email-from-elon-musk-to-tesla-employees-descr.html
