3 เทคนิคการประชุมแบบ Elon Musk ที่ผู้บริหารควรนำไปลองทำเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้องค์กร

0
10718

Elon Musk ผู้ร่วมก่อตั้ง และ ซีอีโอ Tesla และ SpaceX ผู้ได้รับความสนใจจากสื่อทั่วโลกทุกครั้งที่มีการเคลื่อนไหวทางธุรกิจ และเปิดตัวสินค้าต่าง ๆ — หลายคนอาจสงสัยว่าผู้บริหารธุรกิจที่มีมูลค่าระดับ ‘ล้านล้าน’ บาท ผู้นี้มีสไตล์การบริหารงานอย่างไร ทำงานกับเขาต้องนั่งเครียดประชุมทั้งวันหรือไม่ คำตอบ คือ ไม่เลย

Elon Musk เป็นหนึ่งในนักธุรกิจที่คลั่งไคล้การทำงานมาก ๆ และเพราะต้องรับผิดชอบโครงการขนาดใหญ่ซึ่งไม่ได้มีเพียง Tesla, และ SpaceX, แต่ยังมี Neuralink, Solar City และอื่น ๆ อีกพอสมควร ทำให้ ‘เวลา’ ของ Elon Musk เป็นทรัพยากรที่ ‘มีจำกัด’ และ ‘มีมูลค่ามหาศาล

Elon Musk ให้คุณค่ากับเวลาอย่างมาก และไม่ใช่กับของตนเอง แต่ยังหมายถึงแก่พนักงานของเขาเช่นกัน และเป็นเหตุให้ Elon Musk ต้องบริหารการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อให้ พนักงาน มีเวลาไปทำงานมากกว่าจะมานั่งประชุมที่ไม่เกิดผลลัพธ์ และต่อไปนี้ คือ 3 เทคนิคการประชุมแบบ Elon Musk

3 เทคนิคการประชุมแบบ Elon Musk

3 เทคนิคการประชุมแบบ Elon Musk นี้ถูกเผยแพร่ผ่านอีเมล์ที่เขาส่งหาพนักงานในบริษัทในเครือเมื่อวันที่ 23 เมษายน 2018 ว่าด้วยการอัพเดท วิสัยทัศน์ อนาคต และวิธีคิดการทำงานร่วมกัน โดยข้อความบางส่วนนำมาเผยแพร่โดยเว็บไซต์ Inc.com โดย ไฮไลท์ สำคัญของข้อความดังกล่าว คือ เทคนิคการประชุม ที่คนทำงานในหลาย ๆ บริษัทอาจคาดไม่ถึง และที่สำคัญ คือ ‘มันเป็น Pain point ของพนักงานบริษัททั่วโลก

ข้อ 1 หลักเลี่ยงการจัดประชุมขนาดใหญ่

ข้อความตอนหนึ่งของ Elon Musk ที่ Inc.com หยิบยกมานำเสนอมีข้อความว่า

“Please get rid of all large meetings, unless you’re certain they are providing value to the whole audience, in which case keep them very short.”

แปลว่า “ขอให้ช่วยกันงดเว้นการจัดประชุมขนาดใหญ่ นอกเสียจากว่ามันจะมีความสำคัญและมีคุณค่าจริง ๆ กับทุกฝ่าย และถ้าจะจัดประชุมขนาดใหญ่ จงทำให้ระยะเวลาการประชุมสั้นที่สุด”

ทางด้าน Neal Hartman, อาจารย์สอนการจัดการธุรกิจ แห่ง MIT Sloan School of Management ให้สัมภาษณ์ต่อสื่อว่า หลาย ๆ องค์กรเรียกคนเข้าประชุมโดยไม่ได้คิดว่าแต่ละคนที่เรียกมีความจำเป็นต้องเข้าประชุมมากน้อยแค่ไหน บางคนไม่จำเป็นแต่ก็ถูกเชิญเข้าร่วมประชุม และส่งผลให้พวกเขารู้สึกไม่มีคุณค่าในการประชุมครั้งนั้น รวมไปถึงเสียเวลาในการทำงาน

ดังนั้น ครั้งต่อไปที่จะมีการประชุม จงคัดกรองเฉพาะคนที่มีความจำเป็นจริง ๆ เท่านั้น และที่สุดแล้วคุณอาจพบว่า การประชุมที่มีประสิทธิภาพที่สุด คือ การประชุมกลุ่มเล็ก ๆ ที่มีแต่คนที่เกี่ยวข้องที่สุด โดย Elon Musk เสนอไว้ในการสนทนาที่งาน Edison Electric Institute Annual Convention ปี 2015 ว่าหากคุณคัดเลือกเฉพาะคนที่จำเป็นจริง ๆ แต่ละการประชุมควรเหลือผู้ร่วมประชุมไม่เกิน 4 – 6 คน

ข้อ 2. ถ้าผู้ร่วมประชุมคนไหนไม่มีบทบาท ให้เขาออกจากที่ประชุม

และในกรณีที่มีผู้ร่วมประชุมคนไหนที่เข้าประชุมไปแล้วเกิดพบว่า คน ๆ นั้นไม่น่าจะเกี่ยวข้อง ไม่มีบทบาท และไม่สร้างคุณค่าในการประชุม ต้องทำอย่างไร? Elon Musk บอกว่า “If you’re not adding value to a meeting, leave.” — หรือ ให้เดินออกจากที่ประชุมไปเลย

เมื่อสื่อถาม Elon Musk ว่าการทำแบบนี้เสียมารยาทหรือไม่? เขาตอบว่า การมีคนอยู่ในที่ประชุมโดยไม่จำเป็น เป็นการเสียมารยาทมากกว่า เพราะเป็นการไม่เคารพเวลาของทุกฝ่าย ทั้งฝ่ายคณะประชุมที่มีคนไม่เกี่ยวข้องอยู่ในการประชุม และตัวของผู้ไม่เกี่ยวข้องเองก็ถูกขโมยเวลาทำงานของตัวเอง เพื่ออยู่ในที่ประชุมที่เขาไม่มีบทบาท

แต่อย่าลืมว่า การเดินออกจากที่ประชุม ห้วน ๆ แบบนี้ คือ นโยบายของบริษัทในเครือที่ Elon Musk เป็นผู้ร่วมก่อตั้ง แต่อาจไม่เหมาะกับองค์กรส่วนใหญ่โดยเฉพาะในไทย ดังนั้นจึงเป็นเรื่องทีทีมบริหารต้องพิจารณาออกระเบียบปฏิบัติให้เหมาะสม และหมั่นสังเกตด้วยตนเอง

ยกตัวอย่าง เช่น หากมีใครในที่ประชุมกำลังนั่งเล่นโทรศัพท์โดยไม่สนใจการประชุม คนทั่วไปอาจมองว่าไม่เคารพที่ประชุม แต่ในอีกมุม บุคคลนั้นอาจไม่เกี่ยวกับการประชุม และอาจพิจารณาเชิญให้เขากลับไปทำงานของตนเอง

ข้อ 3. หลีกเลี่ยงการประชุมบ่อย ๆ และถี่ ๆ

Elon Musk เขียนในอีเมล์ว่า :

“Also get rid of frequent meetings, unless you are dealing with an extremely urgent matter. Meeting frequency should drop rapidly once the urgent matter is resolved.”

แปลว่า “ควรงดเว้นการประชุมย่อย ๆ และถี่ ๆ ยกเว้นมีเรื่องเร่งด่วนและคอขาดบาดตายที่ต้องเร่งรวมผู้เกี่ยวข้องมาหารือแก้ไข และเมื่อหารือทางแก้ไขเสร็จแล้วก็ควรเลิกการประชุมและกลับไปทำงานโดยเร็ว”

ประเด็นนี้สามารถพบเห็นในหลายองค์กรทั่วโลก ที่มีพฤติกรรมเรียกประชุมย่อย หรือการประชุมขนาดเล็กและถี่ การประชุมเหล่านี้ส่งผลให้ พนักงานระดับปฏิบัติการเสียเวลาในการทำงานของตนเพื่อมานั่งฟังประชุม และพนักงานบางองค์กรในประเทศไทยประสบปัญหาถูกเรียกประชุมด่วนในเวลาใกล้เลิกงาน เป็นต้น

สรุป

หากคุณเป็นผู้บริหาร หัวหน้างาน หรือผู้รับผิดชอบด้านการประชุม ครั้งต่อไปลองพิจารณาเทคนิคการประชุมแบบ Elon Musk เพราะไม่แน่ว่าการทำงานภายในองค์กรของคุณอาจมีผลลัพธ์สูงขึ้นอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อนเพียงแค่เปลียนวิธีคิดในการจัดประชุม



ข้อมูลอ้างอิง

https ://www.inc.com/justin-bariso/elon-musk-knows-how-to-run-a-meeting-heres-how-he-does-it.html

https ://www.inc.com/justin-bariso/elon-musk-just-sent-an-extraordinary-email-to-tesla-employees.html

https ://www.inc.com/justin-bariso/this-email-from-elon-musk-to-tesla-employees-descr.html

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.